REGLAMENTO DEL EVENTO

1- Autoridades

La empresa BURNOUTCOM, S.L. es la Organizadora del evento que se desarrollará en el recinto de titularidad de ROCCO’S TRACK, S.L. en el Municipio de Montmeló, siendo la Organizadora y la titular del recinto sus autoridades.

Las autoridades del Evento podrán, cuando lo consideren conveniente para el mejor funcionamiento del Evento, adoptar decisiones distintas de las establecidas en el presente Reglamento, siendo estas de obligatorio cumplimiento para todos los participantes.

El Organizador del Evento es el coordinador y responsable general del cumplimiento del presente Reglamento.

2- Solicitud de admisión y abono de entrada por parte del público

La participación en el Evento como público se realizará a través de la plataforma on line Eventbrite que tiene disponible la Organización.

La compra de la entrada implica la aceptación del presente Reglamento General, observaran en todo momento los protocolos de protección anti-covid y se abstendrán de participar en el Evento en caso de que haya tengan síntomas compatibles con Covid, haya sido determinados positivos y/o se encuentren en periodo de cuarentena.

La Organización del evento se reserva el derecho de admisión antes y durante la participación en el Evento en caso de que no se respete el presente Reglamento o las normas mínimas de convivencia en el Evento.

En la web se dispone de dos tipos de entrada al recinto.

1- Tipo General, cuyo importe es de 10 € (8 € anticipada) por jornada. Permite la entrada al recinto y la asistencia como público a los expositores, participar en las pruebas cuya organización e integra responsabilidad es de las marcas expositoras y demás actividades generales que se programen durante la jornada.

2- Tipo General con actividad, cuyo importe es de 18 € (15 € anticipada) por jornada. Permite la entrada al recinto y la asistencia como público en iguales condiciones que la anterior y además permite el acceso previa inscripción a las actividades que se programen y organice por la Organización del Evento a una actividad con su propia moto programadas, dentro de los espacios habilitados dentro del recinto, debiendo seguir en todo momento las indicaciones de los monitores.

En la web de la Organización se podrán adquirir las entradas para el Evento on line y a través de la web Eventbrite. Las entradas sólo se venderán de forma telemática a través de esta plataforma. Podrán adquirirse los mismos días del evento a través de dispositivos del propio participante. En todo caso, la venta y acceso estará limitado al aforo máximo permitido. Todas las entradas son válidas por 1 día y un solo acceso.

Tanto los participantes con entrada de tipo general como con entrada de tipo general con actividad que deseen de forma voluntaria participar en alguna de las actividades -sean organizadas por las marcas o por la organización – deberán formalizar un documento de inscripción que, entre otros aspectos, implica la aceptación de las normas y condiciones estipuladas en este reglamento y se compromete a respetar cualquier nueva disposición que pueda ser comunicada, dictada por las circunstancias y adoptadas en beneficio del evento o de la seguridad en el mismo por parte de la Organización, lo que será comunicado por la misma incluso de forma verbal. El mero hecho del pago de la entrada supondrá en todo caso la aceptación de estas normas de este Reglamento, que serán expuestas la web https://www.adventureexperience.es/

Los participantes en toda actividad – organizada por las marcas o por la organización del evento – con entrada general o con actividad, se someterán previamente a realizar la actividad, a las instrucciones y directrices de los organizadores, monitores y demás personas encargadas por la Organización o las marcas expositora en la realización de las pruebas en las que decidan participar para el buen funcionamiento de cada una de ellas, teniendo en cuenta que en ningún caso las pruebas tienen carácter competitivo, sino con carácter de prueba o adiestramiento e información en habilidades de conducción en distintas situaciones.

Las pruebas que organicen las marcas son gratuitas y su organización y desarrollo son responsabilidad exclusiva de las marcas. El participante desarrollará la misma bajo su entera responsabilidad, debiendo observar el mayor de los cuidados en el manejo de las motos para evitar riesgos a sí mismos, a los otros participantes, público o personas y cosas en general, sin perjuicio de los seguros que los organizadores y expositores puedan disponer para cubrir los eventuales riesgos.

La participación en las actividades realizadas por la Organización o las marcas, con las motos propias de los participantes, supone que el participante es propietario de la moto, o tiene cedido su uso para el evento específicamente por el propietario, que dispone de los seguros adecuados para circular con la moto en la vía pública y en zonas privadas, así como que disponen el permiso de conducción vigente en España y se encuentran en condiciones legales y físicas para realizar de forma voluntaria esta actividad que tiene carácter formativo.

Los participantes en el Evento deberán mantener en todo momento las normas de seguridad e higiene y los protocolos anti-covid que se resumen entre otros: DISTANCIA DE 1,5 MTS, USO OBLIGATORIO DE MASCARILLA, FRECUENTE HIGIENIZACIÓN DE MANOS, ASÍ COMO DE OTROS QUE PUDIERAN DETERMINARSE EN SU MOMENTO.

3- Condiciones de participación de marcas y expositores. Medidas Covid.

La admisión de expositores se realizará por la Organización previo envío del formulario de solicitud. La organización podrá aceptarlo o denegarlo bajo su propio criterio y las condiciones del evento sin estar obligada a justificar la decisión.

Este formulario tiene carácter de contrato y se considerará aceptado por la organización una vez ésta emita la factura correspondiente. No se considerará válido hasta que ésta sea abonada en su totalidad.

Los expositores deberán completar todos los datos que se solicitan en el contrato y cumplir con todas las condiciones asumidas en la solicitud de participación, en este Reglamento y las normas generales que sean de aplicación al Evento,

Los expositores se comprometen a cumplir y velar por el cumplimiento de los protocolos Covid por el personal a su cargo y en sus relaciones con el público en general.

Los espacios y montajes deberán ser higienizados con regularidad y adoptar las medidas anti-Covid que se reflejan en las normas sectoriales y especialmente deberán velar por que se respete la distancia social en los espacios, el uso de mascarilla y disponer de puntos de higienización mediante gel a disposición del público, los participantes y sus trabajadores.

Los vehículos expuestos y los que se cedan para la realización de pruebas deberán de estar en perfectas condiciones de uso y haber sido higienizados inmediatamente antes y después de cada uso siguiendo los protocolos estándar anti-covid.

En su caso deberá disponer de un registro del personal en su espacio, así como de las personas con las que haya mantenido reuniones dentro del espacio y hayan tenido un contacto estrecho y prolongado, de forma que pueda permitir identificar a las personas y tener trazabilidad de los contactos, en caso de que sea necesario a requerimiento de las autoridades sanitarias.

Tanto los participantes en el Evento como los expositores y, que se resumen entre otros: DISTANCIA DE 1,5 m, USO OBLIGATORIO DE MASCARILLA, FRECUENTE HIGIENZACION DE MANOS, ASÍ COMO DE OTROS QUE PDIERAN DETERMINRASE EN SU MOMENTO.

4- Confirmación de espacio y ubicación

La reserva del área sólo se hará firme una vez cumplimentado correctamente y firmado el modelo de Contrato de Participación y se haya pagado el 100% de la factura correspondiente.
Cumplido tal requisito la Organización ubicará a la firma expositora en el espacio correspondiente y se lo dará a conocer. Para lo anterior tomará en consideración, en lo posible, los intereses del expositor, las dimensiones del espacio solicitado y la fecha de solicitud.

El incumplimiento del pago será una causa que impedirá el montaje y acceso al espacio asignado

En casos excepcionales la Organización, cuando lo entienda conveniente para los intereses del Evento, podrá cambiar la ubicación del espacio asignado y comunicarlo al expositor juntamente con la propuesta de la nueva ubicación.

Los servicios que se soliciten durante el día de montaje o durante el desarrollo del evento se pagarán al momento de solicitarlos y estarán gravados con un recargo y sujetos a disponibilidad.

En aquellos casos excepcionales de autorización de montaje y exposición sin haberse efectuado el pago antes de la culminación del evento, el Organizador podrá disponer la retención de la muestra expositiva y demás bienes del expositor hasta tanto se efectúe íntegramente este.

El precio de participación para expositores y lo que incluye se determinan en formulario de solicitud.

5- Formas de Pago

Todas las tarifas serán pagaderas en euros y cuando se trate de transferencias bancarias efectuadas desde el exterior los gastos serán a cuenta del expositor y los datos de la cuenta de origen coincidirán con las del titular de la información reflejada en la solicitud de participación.

Una vez admitida la solicitud no se admitirá reducción o renuncias en el espacio contratado que se realicen con una antelación inferior a 10 días de la fecha de instalación y en ese caso conllevarán la penalización del 50% del total del área cancelada.

El Organizador tiene la facultad de cancelar los contratos y adjudicar a terceros las áreas o espacios expositivos contratados que habiendo abonado la totalidad de los pagos no lo hubiesen ocupado dentro de las 12 horas anteriores a la inauguración del Evento.

6- Horarios

Los horarios y días tanto de la exposición como de montaje y desmontaje son los fijados por la Organización y cuando se requiera de manera excepcional, prolongar los días de montaje o desmontaje por necesidades de los expositores se facturará el tiempo adicional de acuerdo con las tarifas establecidas a tal efecto. En todo momento la solicitud de tiempo adicional será comunicada al Organizador con no menos de 24 de antelación a la fecha en que desea laborar fuera del horario establecido.

Viernes 18 de junio
Montaje desde 14.30 h hasta las 20.00 h.
12.00 h. Briefing general del personal de la organización
16.30 h Briefing general con los responsables y monitores de las marcas
Sábado 19 de junio
Acceso Expositores a partir de 08.30 h
Horario del evento de 10.00 a 20.00 h
Domingo 20 19 de junio
Acceso Expositores a partir de 08.30 h
Horario del evento de 10.00 a 20.00 h
Desmontaje a partir 20.15 h
Lunes 21 de junio
Desmontaje desde 9.30 h hasta las 14.00 h.

7- Montaje de carpas. Cuidado de instalaciones

El sistema de exposición será mediante la instalación de carpas modulares o estructuras similares debidamente homologadas (la organización puede solicitar los certificados a petición de autoridades) y lo realizará, dentro de las áreas contratadas, (que habrán sido marcadas y delimitados previamente al montaje por la organización) por el personal especializado de cada expositor. En el espacio delimitado se podrán instalar mesas, asientos u otros sistemas de exposición, así como los elementos indispensables para realizar la función de exposición e información al público y el material necesario del expositor para su actividad, pero en ningún caso, sobrepasar el espacio asignado.

La instalación eléctrica hasta cada uno de los expositores será realizada por el personal especializado de la Organización y consistirá en punto de luz y toma de corriente.

Al concluir el evento el expositor cualquiera que sea el montaje realizado queda obligado a entregar el espacio utilizado en el mismo estado en que lo recibió (limpio, libre de elementos de montaje y desechos).

8- Publicidad

En el interior de los espacios de los expositores está prohibida la publicidad de terceros. No se permite la publicidad fuera del límite contratado, especialmente aquella que trate de captar al público mediante personas o que creen molestias al normal tránsito de los visitantes o dificulte el acceso a otros expositores.
De disponer de sistemas de sonido o megafonía, queda prohibida superar el límite de decibelios que, a criterio de la Organización pueda generar molestias a otros expositores y al público en general o realizar cualquier difusión de mensajes publicitarios reiterativos, u otros sonidos que puedan generar problemas a la buena convivencia y disfrute del evento.

9- Credenciales

Las credenciales de expositor son personales e intransferibles y serán entregadas antes de la fecha del montaje, durante este y al inicio del evento siempre y cuando el interesado acredite haber realizado el pago de estas, del espacio y demás servicios solicitados. El uso indebido de ellas faculta a las autoridades de la Feria a retirarlas y prohibir la entrada de las personas implicadas.
La pérdida de la credencial deberá reportarse de inmediato a las autoridades de la feria. Queda a consideración del Organizador de la feria el cobro o no de la nueva credencial.

10- Seguridad y vigilancia

Las autoridades del Evento designarán el personal de vigilancia general en el horario de funcionamiento de la feria. Los expositores podrán acceder al recinto 30 minutos antes del horario oficial de entrada y abandonarlo igual tiempo después de la hora de salida.

El expositor será el único responsable de los daños causados dentro de su espacio y/o sus bienes o medios de cualquier naturaleza por robo, hurto, accidente durante el horario tanto de la feria como en las etapas de montaje y desmontaje. Al concluir la jornada diaria y efectuarse la salida correrá por cuenta de la Organización la protección e integridad de las carpas hasta el siguiente día al momento de entrada del expositor.

Las reclamaciones a la Organización por robos, roturas u otros daños a las muestras o equipos detectados dentro de los 30 minutos previos a la apertura diaria de la feria se harán de inmediato y por escrito, que las tramitará a las autoridades competentes y las compañías aseguradoras. De otro modo no se admitirá reclamación alguna.

11- De la entrada y salida de mercancías

A la entrada para el montaje y/o decoración de su espacio, los expositores deberán entregar el documento Declaración de Entrada y Salida de Mercancías con la relación de los materiales, muebles y equipos de su propiedad que estarán en su espacio durante la Feria, de manera de poder facilitar su extracción al término de esta.

La Organización no asumirá responsabilidad alguna por pérdidas, daños o perjuicios ocasionados a los materiales, muebles y equipos que no fueran declarados a la entrada.

Las autoridades del evento no se hacen responsables por los daños que puedan producir al expositor las deficiencias de luz, energía eléctrica por causas ajenas al recinto. Este último estará obligado a colocar dispositivos de protección y seguridad para los equipos expuestos.

Tampoco se hará responsable si tales daños o deficiencias se produjeran por la ocurrencia de fenómenos naturales imprevisibles o inevitables, tales como inundaciones, ciclones, terremotos u otros de similar naturaleza que originen la interrupción de los servicios, el inicio del evento o su desarrollo en la fecha prevista.

La Organización queda exenta de toda responsabilidad en los casos de perdida, sustracción o deterioro de cualquier muestra, objeto o material decorativo que no fuera retirado del recinto por el expositor cuando este no se presente en el recinto durante los días y en los horarios estipulados para el desmontaje. En todos los casos se entenderá que tal obligación comienza desde el primer día y hora establecidos para el desmontaje.

Una vez concluido el termino establecido para el desmontaje sin que el expositor extraiga su mercancía, la Organización podrá trasladarla hacía un área exterior sin que ello implique obligación alguna en cuanto a su preservación y custodia, derivando los gastos producidos al expositor.

12- Seguro

Las marcas expositoras deberán de disponer de un seguro de responsabilidad civil que cubra los riesgos para el espacio que ocupen, así como las pruebas que organicen, tanto al público en general como a los participantes en las pruebas. Los vehículos que utilicen y especialmente los que pongan a disposición de los participantes en las pruebas, deberán de disponer de los permisos para circular y seguros de todo riesgo contratados a dicho fin, tanto dentro del recinto como las pruebas en el exterior.
Se recomienda a los expositores que aseguren contra todo tipo riesgo el material y las mercancías que expongan, sean de su propiedad o de terceros, pues las autoridades del Evento están exentas de toda responsabilidad por la pérdida o perjuicios que puedan sufrir.

13- Actividades de pruebas de motos de marcas participantes

La organización y gestión de las pruebas de producto, así como las unidades utilizadas, serán responsabilidad exclusivamente de cada marca, y deberán estar en perfectas condiciones de uso, legalizadas y las participantes debidamente autorizadas a conducirlas, e higienizadas antes y después de cada uso.
Será de responsabilidad integra de las marcas todo lo relacionado con las actividades de prueba de motos (convocatorias participantes, gestión de reservas, gestión pruebas y gestión comercial). La solicitud de participación supone la declinación de responsabilidad o reclamación derivada de las mismas contra la Organización del Evento, el personal contratado por éstas, la titular del recinto y el personal de éste.

14- Solicitud y uso de equipos y herramientas

Los equipos y medios propiedad del recinto podrán ser utilizados por los expositores previa solicitud formulada al Administrador del recinto y el pago de las tarifas establecidas para cada uno de ellos. En todo caso el alquiler de estos estará supeditado a las necesidades propias del recinto y su disponibilidad.

Las herramientas de trabajo de los montadores de la Organización son de uso personal por lo que no serán prestadas ni alquiladas a personas distintas en ningún caso.

15- Prohibiciones

Queda prohibido:

La utilización de espacios fuera del área contratada ni ningún tipo de publicidad o propaganda comercial en el recinto, fachadas y áreas externas o internas a través de carteles, anuncios o cualquier otro medio impreso o no sin autorización del Organizador del Evento.
Usar equipos que causen molestias a otros expositores, hacer demostraciones ruidosas o propaganda con altoparlantes u otros medios de similar o no características para atraer el público.
Realizar degustaciones, sorteos o rifas sin la autorización del Organizador y dado el caso que se autoricen, no podrán impedir la libre circulación de los visitantes o alterar el orden en las salas.
El acceso de vehículos a las áreas interiores del recinto ferial, excepto los de servicios y aquellos autorizados expresamente por las Organizador de la Feria.
El desmontaje antes de la culminación de la Feria. En todos los casos el expositor deberá presentar la Declaración de Entrada y Salida de Mercancías.
El acceso de menores de edad al recinto en las etapas de montaje, exposición y desmontaje, salvo en aquellos eventos donde sea autorizada expresamente su presencia. Tampoco podrá acceder al recinto animales de ningún tipo.
La entrada al recinto de tanques, recipientes o similares con materiales o sustancias inflamables o no que sean nocivos para la salud o puedan ocasionar siniestros por incendios, intoxicación, ruidos u otros daños a la salud de los participantes, así como a los bienes e instalaciones del recinto, salvo autorización expresa del Organizador de la feria.

El incumplimiento de cualquiera de las prohibiciones enunciadas en el presente reglamento será motivo de advertencia por parte de las autoridades del recinto y en caso de desatender la advertencia o reiterar en conductas prohibidas la Organización podrá comunicar la inmediata rescisión del contrato, con independencia de las acciones legales que puedan iniciarse.

16- Captación y uso de imágenes

Durante la celebración del Adventure Experience todos los visitantes y expositores pueden ser objeto de grabación y de captación de su imagen por parte de las autoridades del evento, los medios de comunicación o los propios asistentes al mismo.
Las autoridades del evento informan que estas imágenes tendrán como único objeto la captación de la afluencia de público en general y de las distintas actividades que se llevan a cabo en todo el recinto. Todo este material audiovisual, podrá ser utilizado para su posterior difusión con fines promocionales y/o comerciales, a través de cualquier medio y sin limitación temporal ni geográfica.
Podrá obtener toda la información sobre el ejercicio de sus derechos en materia de Protección de Datos a través de la política de privacidad de nuestra web https://www.adventureexperience.es/

17- Responsabilidad

La Organización no adquiere con los expositores compromisos distintos de los contemplados en el presente Reglamento, las solicitudes de participación admitidas y en las disposiciones especiales que pudiese dictar para el Evento. Además, no asume responsabilidad alguna como consecuencia de los contratos, acuerdos o compromisos que los expositores celebren con terceros.

18- Reglamentos

El Expositor deberá cumplir con las normas establecidas en el presente documento.

Las autoridades del Evento podrán modificar, en caso necesario, cualquier instrucción que contenga el presente Reglamento que sea necesaria para el desarrollo y seguridad del Evento.

El presente documento tiene carácter contractual una vez se haya formalizado la solicitud de participación en el Evento en cualquier forma, siendo de obligado cumplimiento para participantes y expositores. En caso de conflicto, con renuncia a cualquier otro fuero que sea de aplicación las partes se someterán a los tribunales jurisdiccionales correspondientes al domicilio en el que se realiza el Evento.

La organización se reserva el derecho de adoptar cualquier medida que considere necesaria para el mejor funcionamiento del Evento y protección de los derechos de expositores y visitantes.

Asimismo, en caso de causas de fuerza mayor la Organización se reserva el derecho de cancelar, reducir o aplazar la celebración del Evento, en función de la disponibilidad de fechas del recinto y de la propia organización o de las disposiciones gubernativas por causa del Covid que puedan afectar a su realización y otras circunstancias que puedan tenerse en cuenta a criterio de la Organización.
V2 10 junio 2021