REGLAMENTO DE ADVENTURE EXPERIENCE

1- Autoridades

La empresa BURNOUTCOM, S.L. es la Organizadora de los eventos que se desarrollarán los días 13 y 14 de abril y 8 y 9 de junio de 2024 en los recintos de ROCCO’S TRACK, S.L. en el Municipio de Montmeló, y BUNKER MOTO AREA de Brunete-Madrid- respectivamente y siendo la empresa organizadora y los titulares de cada uno de los recintos, sus autoridades.

Las autoridades del Evento podrán, cuando lo consideren conveniente para el mejor funcionamiento del Evento, adoptar decisiones distintas de las establecidas en el presente Reglamento, siendo estas de obligatorio cumplimiento para todos los participantes y visitantes expositores.

El Organizador del Evento es el coordinador y responsable general del cumplimiento del presente Reglamento.

2- Asistencia y participación del público

La asistencia, visita y participación voluntaria en actividades en el Evento requiere de inscripción previa, que debe realizarse siempre y en todos los casos, a través de la web www.adventureexperience.es

El registro para conseguir los diferentes tipos de entradas puede realizarse previamente, o bien podrá realizarse los mismos días del evento, antes de acceder al recinto, a través de dispositivos del propio participante.

En todo caso, la venta de entradas y la participación en las diversas actividades propuestas, , así como el acceso al recinto estará limitado al aforo máximo permitido que la organización determine en cada momento durante el mismo derivado de las condiciones de su desarrollo.

Existen tres tipos de entrada al recinto.

En todos los casos es imprescindible la inscripción y descarga en soporte físico o digital de la entrada a través de la web www.adventureexperience.es

2.1- Tipo General, de carácter gratuito, Permite la entrada al recinto y la asistencia como público al evento, participar en las pruebas cuya organización e íntegra responsabilidad es de las marcas expositoras, y demás actividades generales que se programen durante la jornada y que no requieran inscripción ni pago previo.

2.2- Tipo General con actividad BAUTIZO DE TIERRA cuyo importe figura en la web. Adicionalmente a las ventajas de la entrada general, incluye, previa aceptación de la normativa, a participar en la citada actividad y obsequio de una camiseta.

2.3- Tipo General con actividad CURSO DE TECNIFICACIÓN cuyo importe figura en la web. Adicionalmente a las ventajas de la entrada general, incluye, previa aceptación de la normativa, a participar en la citada actividad y obsequio de una camiseta.

Adicionalmente, la organización ofrecerá la participación voluntaria a las siguientes actividades para las cuales es necesaria inscripción previa.

ROADBOOK EXPERIENCE
TRUE EXPERIENCE RIDERS (Ruta exterior y pernoctación en camping) SOLO EN BARCELONA

La información de todas estas actividades, cuya inscripción está limitada a la disponibilidad de plazas, estará debidamente actualizada en la web www.adventureexperience.es, donde deberá realizarse la correspondiente inscripción.

Tanto los participantes con cualquier tipo de entrada y los que deseen de forma voluntaria participar en alguna de las actividades -sean organizadas por las marcas o por la organización – deberán formalizar un documento de inscripción que, entre otros aspectos, implica la aceptación de las normas y condiciones estipuladas en este reglamento, los específicos de cada prueba, y se compromete a respetar cualquier nueva disposición que pueda ser comunicada, dictada por las circunstancias y adoptadas en beneficio del evento o de la seguridad en el mismo por parte de la Organización, lo que será comunicado por la misma incluso de forma verbal.

El mero hecho formalizar la participación como expositor, de la descarga de cualquier tipo de entrada o de inscribirse en algina actividad, así como el acceso al recinto donde se celebra el evento (incluso sin haber realizado el registro previo), supondrá en todo caso la plena aceptación de las normas de este Reglamento, que están expuestas en la web www.adventureexperience.es y que también puede consultarse en la entrada del recinto, .así como otras disposiciones que la organización pudiera determinar.

Los participantes en toda actividad – organizada por las marcas o por la organización del evento – con entrada general o con actividad, tras inscribirse y aceptar la normativa de cada prueba, se someterán previamente a realizar la actividad, a las instrucciones y directrices de los organizadores, monitores y demás personas encargadas por la Organización o las marcas expositoras para la realización de las pruebas.

Todas las actividades de pruebas tienen un carácter lúdico y formativo, en ningún caso las pruebas tienen carácter competitivo. Las pruebas incluidas en la entrada general y organizadas por las marcas, tienen un objetivo comercial y la mejora en la conducción. Previo al inicio de la actividad deberán rellenar y firmar el documento “Consentimiento informado, Normativa de participación y consentimiento de tratamiento de datos personales”.

La participación en las actividades propuestas y realizadas por la Organización o las marcas, con las motos propias de los participantes o cedidas por la marcas, supone que el participante o la marca es/son propietario/s de la moto, o tiene/n cedido su uso para el evento específicamente por el propietario de las mismas, que las motos están en perfectas condiciones técnicas y legales para su uso, disponen de los seguros adecuados para circular con la moto en la vía pública y en zonas privadas, y que el conductor dispone del permiso de conducción vigente en España correspondiente para el vehículo que prueba y se encuentra en condiciones legales y físicas para realizar de forma voluntaria esta actividad que tiene carácter formativo y lúdico y un trasfondo comercial.

Las pruebas que organicen las marcas expositoras son gratuitas y su organización y desarrollo son responsabilidad exclusiva de las marcas expositoras que las organice. El participante desarrollará la misma bajo su entera responsabilidad, debiendo observar el mayor de los cuidados en el manejo de las motos para evitar riesgos a sí mismos, a los otros participantes, público o personas y cosas en general, sin perjuicio de los seguros que los organizadores, expositores y los propios del participante puedan disponer para cubrir los eventuales riesgos.

La Organización del evento se reserva el derecho de admisión de expositores y visitantes antes y durante la participación en el Evento en caso de que no se respete el presente Reglamento o las normas de protección y/o mínimas de convivencia en el Evento.

Los participantes en el Evento deberán mantener en todo momento las normas de seguridad que sean de aplicación para este tipo de eventos en exterior o interiores, o que puedan determinarse en su momento.

3- Condiciones de participación de marcas y expositores.

La admisión de expositores se realizará por la Organización previo envío del formulario de solicitud por parte de la empresa solicitante. La organización podrá aceptarlo o denegarlo bajo su propio criterio y las condiciones del evento, sin estar obligada a justificar la decisión.

Este formulario de solicitud de participación tiene carácter de contrato y se considerará aceptado por la organización una vez ésta emita la factura correspondiente. No se considerará válido hasta que ésta sea abonada en su totalidad.

Los expositores deberán completar todos los datos que se solicitan en el contrato y cumplir con todas las condiciones asumidas en la solicitud de participación, en este Reglamento y las normas generales que sean de aplicación al Evento.

Los vehículos expuestos y los que se cedan para la realización de pruebas deberán de estar legalizadas, en perfectas condiciones de uso y haber sido revisados e higienizados inmediatamente antes y después de cada uso.

Los expositores deben disponer de la propiedad y/o derecho de uso legítimo de todas las marcas, nombres comerciales y derechos de exposición de los productos de cualquier tipo que expongan. La utilización de marcas, nombres u otros derechos de propiedad comercial, intelectual o industrial en el evento, sin tener el derecho legítimo a su utilización, exposición o comercialización, será responsabilidad única del expositor, relevando de cualquier tipo de responsabilidad a la organización del evento derivada de su uso ilegítimo.

3.1- Confirmación de espacio y ubicación

La reserva del área sólo se hará firme una vez cumplimentado correctamente y firmado el Contrato de Participación y se haya pagado el 100% de la factura correspondiente.

Cumplido tal requisito la Organización ubicará a la firma expositora en el espacio correspondiente y se lo dará a conocer. Para lo anterior tomará en consideración, en lo posible, los intereses del expositor, las dimensiones del espacio solicitado, la fecha de solicitud y los intereses generales del evento.

El incumplimiento del pago o la no formalización de la solicitud de participación será una causa que impedirá el montaje y acceso al espacio asignado y la consecuente participación al evento.

En casos excepcionales la Organización, cuando lo entienda conveniente para los intereses del Evento, podrá cambiar la ubicación del espacio asignado y comunicarlo al expositor juntamente con la propuesta de la nueva ubicación.

Los servicios que se soliciten durante el día de montaje o durante el desarrollo del evento se pagarán al momento de solicitarlos y siempre estarán sujetos a disponibilidad.

En aquellos casos excepcionales de autorización de montaje y exposición sin haberse efectuado el pago antes de la culminación del evento, el Organizador podrá disponer la retención de la muestra expositiva y demás bienes del expositor hasta tanto se efectúe íntegramente este.

El precio de participación para expositores y lo que incluye, se determinan en formulario de solicitud.

3.2- Formas de Pago

Todos los importes serán pagaderos en euros a la cuenta estipulada en la solicitud de participación y cuando se trate de transferencias bancarias efectuadas desde el exterior, o no, los posibles gastos serán a cuenta del expositor.

Una vez admitida la solicitud no se admitirá reducción o renuncias en el espacio contratado que se realicen con una antelación inferior a 10 días de la fecha de instalación y en ese caso conllevarán la penalización del 50% del total del área cancelada.

El Organizador tiene la facultad de cancelar los contratos y adjudicar a terceros las áreas o espacios expositivos contratados que habiendo abonado la totalidad de los pagos no lo hubiesen ocupado dentro de las 12 horas anteriores a la inauguración del Evento.

3.3- Montaje de carpas. Cuidado de instalaciones

El sistema de exposición será mediante la instalación de carpas modulares o estructuras similares debidamente homologadas (la organización puede solicitar los certificados a petición de autoridades) y adecuadas para resistir las inclemencias climatológicas y deberán estar debidamente ancladas y aseguradas

La colocación e instalación se realizará, dentro de las áreas contratadas, (que habrán sido marcadas y delimitados previamente al montaje por la organización) por el personal especializado de cada expositor.

En el espacio delimitado se podrán instalar mesas, asientos u otros sistemas de exposición, así como los elementos indispensables para realizar la función de exposición e información al público y el material y los productos necesarios del expositor para su actividad, pero en ningún caso, sobrepasar el espacio asignado.

La instalación eléctrica hasta cada uno de los expositores será realizada por el personal especializado de la Organización y consistirá en punto de toma de corriente de 220 v

Al concluir el evento el expositor cualquiera que sea el montaje realizado queda obligado a entregar el espacio utilizado en el mismo estado en que lo recibió (limpio, libre de elementos de montaje y desechos).

4- Publicidad

En el interior de los espacios de los expositores está prohibida la publicidad de terceros. No se permite la publicidad fuera del límite contratado, especialmente aquella que trate de captar al público que puedan crear molestias al normal tránsito de los visitantes o dificulte el acceso a otros expositores.

De disponer de sistemas de sonido o megafonía, queda prohibido superar el límite de decibelios que, a criterio de la Organización pueda generar molestias a otros expositores y al público en general o bien realizar cualquier difusión de mensajes publicitarios reiterativos no permitidos por la organización, u otros sonidos que puedan generar problemas a la buena convivencia y disfrute del evento.

5- Credenciales y pases de parking

Las credenciales de expositor, así como los pases de parking, son personales e intransferibles y serán entregadas siempre y cuando el interesado acredite haber realizado el pago de estas, del espacio y demás servicios solicitados. Su uso indebido o fuera de los horarios definidos por la organización, faculta a las autoridades del Evento a retirarlas y prohibir la entrada de las personas implicadas.

Horarios de acceso permitido para el parking y con los pases de expositor

La pérdida de la credencial deberá reportarse de inmediato a las autoridades del evento. Queda a consideración del Organizador del evento el cobro o no de la nueva credencial.

6- Seguridad y vigilancia

Las autoridades del Evento designarán el personal de vigilancia general en el horario de funcionamiento del evento, y custodia nocturna. Los expositores podrán acceder al recinto 90 minutos antes del horario oficial de entrada y abandonarlo 45m después de la hora de cierre.

El expositor será el único responsable de los daños causados dentro de su espacio y/o sus bienes o medios de cualquier naturaleza por robo, hurto, accidente durante el horario tanto del evento como en los periodos de montaje y desmontaje. Al concluir la jornada de viernes y sábado y efectuarse la salida de público y expositores, correrá por cuenta de la Organización la vigilancia disuasoria del recinto, contenido de las carpas hasta el siguiente día al momento de entrada del expositor.

Las reclamaciones a la Organización por robos, hurtos, roturas u otros daños a las muestras o equipos detectados dentro de los 30 minutos previos a la apertura diaria al público del evento, se harán de inmediato y por escrito, que las tramitará a las autoridades competentes y las compañías aseguradoras. De otro modo no se admitirá reclamación alguna.

7- De la entrada y salida de mercancías

La Organización no asumirá responsabilidad alguna por pérdidas, daños o perjuicios ocasionados a los materiales, muebles y equipos durante la celebración del evento.

Las autoridades del evento no se hacen responsables por los daños que puedan producir al expositor las deficiencias de luz, energía eléctrica por causas ajenas al recinto. El expositor está obligado a colocar dispositivos de protección y seguridad para los equipos expuestos.

Tampoco se hará responsable si tales daños o deficiencias se produjeran por la ocurrencia de fenómenos naturales imprevisibles o inevitables, tales como inundaciones, ciclones, terremotos u otros de similar naturaleza que originen la interrupción de los servicios, el inicio del evento o su desarrollo en la fecha prevista.

La Organización queda exenta de toda responsabilidad en los casos de perdida, sustracción o deterioro de cualquier muestra, objeto o material decorativo que no fuera retirado del recinto por el expositor cuando este no se presente en el recinto durante los días y en los horarios estipulados para el desmontaje. En todos los casos se entenderá que tal obligación comienza desde el primer día y hora establecidos para el desmontaje.

Una vez concluido el termino establecido para el desmontaje sin que el expositor extraiga su mercancía, la Organización podrá trasladarla hacía un área exterior sin que ello implique obligación alguna en cuanto a su preservación y custodia, derivando los gastos producidos al expositor.

8- Seguro

Las marcas expositoras deberán de disponer de un seguro de responsabilidad civil que cubra todos los riesgos derivados de las actividades que desarrollen en el espacio que ocupen, así como de las actividades o pruebas que realicen bajo su organización dentro y fuera del recinto del evento, que asimismo cubra tanto al público en general como a los participantes en las pruebas, y que sea válido y vigente para los días de montaje, celebración y desmontaje

Los vehículos que utilicen y especialmente los que pongan a disposición de los participantes en las pruebas, deberán estar en perfectas condiciones de uso, disponer de los permisos para circular, la autorización a los participantes y seguros de todo riesgo contratados a dicho fin, tanto para los que realicen actividades dentro del recinto como las pruebas en el exterior.

Es responsabilidad de los expositores disponer de las pólizas que aseguren contra todo tipo riesgo el material y las mercancías que expongan, sean de su propiedad o de terceros, pues las autoridades del Evento están exentas de toda responsabilidad por la pérdida, sustracción o perjuicios que puedan sufrir.

El personal contratado por las marcas y expositores deberá de estar debidamente contratado y de alta en seguridad social y cumplir con la normativa de riesgos laborales, habiendo de realizar la evaluación de riesgos laborales y vigilancia de la salud que les corresponda por la participación dentro del evento y designar un responsable de riesgos a efectos de la coordinación con los responsables del recinto y la organización del evento.
Esta documentación, así como otros aspectos legales pueden ser requeridos por la organización a instancias de la autoridad competente, o no.

9- Solicitud y uso de equipos y herramientas

Las herramientas y maquinaria de trabajo de los montadores de la Organización son de uso personal por lo que no serán prestadas ni alquiladas a personas distintas en ningún caso.

10- Prohibiciones

Queda prohibido:
La utilización de espacios fuera del área contratada ni ningún tipo de publicidad o propaganda comercial en el recinto, fachadas y áreas externas o internas a través de carteles, anuncios o cualquier otro medio impreso o no, sin autorización del Organizador del Evento.
El acceso y circulación de vehículos a las áreas interiores del recinto durante la celebración del evento, excepto los de servicios y aquellos autorizados expresamente por el Organizador del evento.
Usar equipos que causen molestias a otros expositores, hacer demostraciones ruidosas o propaganda con altoparlantes u otros medios de similar, o no, características para atraer el público.
Realizar degustaciones, sorteos o rifas sin la autorización del Organizador y dado el caso que se autoricen, no podrán impedir la libre circulación de los visitantes o alterar el programa oficial.
Realizar sorteos no ajustados al cumplimiento de las normativas dictadas en materia legal y fiscal.
El desmontaje antes del cierre del evento. En todos los casos el expositor deberá presentar la Declaración de Entrada y Salida de Mercancías.
El acceso de menores de edad no acompañados al recinto en las etapas de montaje, exposición y desmontaje, salvo en aquellos eventos donde sea autorizada expresamente su presencia.
La entrada al recinto de tanques, recipientes o similares con materiales o sustancias inflamables o no que sean nocivos para la salud o puedan ocasionar siniestros por incendios, intoxicación, ruidos u otros daños a la salud de los participantes, así como a los bienes e instalaciones del recinto, salvo autorización expresa del Organizador del evento.

El incumplimiento de cualquiera de las prohibiciones enunciadas en el presente reglamento u otras que se consideren contrarias al espíritu y seguridad del evento, será motivo de advertencia por parte de las autoridades del recinto y en caso de desatender la advertencia o reiterar en conductas prohibidas la Organización podrá comunicar la inmediata rescisión del contrato, con independencia de las acciones legales que puedan iniciarse.

11- Horarios

Los horarios y días tanto de la exposición como de montaje y desmontaje son los fijados por la Organización y cuando se requiera de manera excepcional, prolongar los días de montaje o desmontaje por necesidades de los expositores se facturará el tiempo adicional de acuerdo con las tarifas establecidas a tal efecto.

Consultar la web www.adventureexperience.es para posibles actualizaciones y horarios de actividades de público.

BARCELONA

Viernes 12 de abril 2024

• Montaje desde 14.30 h hasta las 20.00 h.
• 16.30 h Briefing general con los responsables y monitores de las marcas
• Custodia nocturna en zona comercial

Sábado 13 de abril 2024

• Acceso Expositores a partir de 08.30 h
• Horario del evento de 10.00 a 19.00 h
• Custodia nocturna en zona comercial

Domingo 14 de abril 2024

• Acceso Expositores a partir de 08.30 h
• Horario del evento de 10.00 a 15.00 h
• Retirada de productos y mercancías, y Desmontaje estructuras a partir 15.15 h

Lunes 15 de abril 2024

• Desmontaje estructuras desde 9.30 h hasta las 14.00 h.

MADRID

Viernes 7 de junio 2024

• Montaje desde 14.30 h hasta las 20.00 h.
• 16.30 h Briefing general con los responsables y monitores de las marcas
• Custodia nocturna en zona comercial

Sábado 8 de junio 2024

• Acceso Expositores a partir de 08.30 h
• Horario del evento de 10.00 a 19.00 h
• Custodia nocturna en zona comercial

Domingo 9 de junio 2024

• Acceso Expositores a partir de 08.30 h
• Horario del evento de 10.00 a 15.00 h
• Retirada de productos y mercancías, y Desmontaje estructuras a partir 15.15 h

Lunes 10 de junio 2024

• Desmontaje estructuras desde 9.30 h hasta las 14.00 h.

12- Responsabilidad

La Organización no adquiere con los expositores ni visitantes (participen o no en cualquier tipo de prueba u actividad) compromisos distintos de los contemplados en el presente Reglamento, en las solicitudes de participación admitidas, en cualquier registro realizado en la web, y en las disposiciones especiales que pudiese dictar para el Evento. Además, no asume responsabilidad alguna como consecuencia de los contratos, acuerdos o compromisos que los expositores celebren con terceros, o del cualquier incidente que puedan derivar en daños físicos o materiales a personas, vehículos e instalaciones

13- Reglamentos

El Expositor y todos los visitantes deberán cumplir con las normas establecidas en el presente documento.

Las autoridades del Evento podrán modificar, en caso necesario, cualquier instrucción que contenga el presente Reglamento que sea necesaria para el desarrollo y seguridad del Evento.

El presente documento tiene carácter contractual una vez se haya formalizado la solicitud de participación o asistencia como público o participante en el Evento en cualquier forma, siendo de obligado cumplimiento para visitantes participantes y expositores. En caso de conflicto, con renuncia a cualquier otro fuero que sea de aplicación las partes se someterán a los tribunales jurisdiccionales correspondientes al domicilio en el que se realiza el Evento.

La organización se reserva el derecho de adoptar cualquier medida que considere necesaria para el mejor funcionamiento del Evento y protección de los derechos de expositores y visitantes.

Asimismo, en caso de causas de fuerza mayor la Organización se reserva el derecho de cancelar, reducir o aplazar la celebración del Evento, en función de la disponibilidad de fechas del recinto y de la propia organización o de las disposiciones gubernativas por causas puedan afectar a su realización y otras circunstancias que puedan tenerse en cuenta a criterio de la Organización.

14- Cancelación

La Organización se reserva el derecho de suspender el evento o cualquier actividad que se realice en él en cualquier momento si se produjesen circunstancias o situaciones que impidan su celebración o que aconsejen suspenderla (a título enunciativo, pero no limitativo, causas meteorológicas, de salud o por motivos de seguridad) para garantizar la seguridad de las personas y/o los bienes.

En el hipotético caso de cancelación:
Al ser una actividad gratuita y de libre seguimiento, en caso de que se suspendiese no generaría derecho de indemnización alguna para el visitante.
A los poseedores de entrada con actividades que no puedan realizar la actividad por causa de su cancelación, se les devolverá la totalidad del importe, por el mismo sistema que se realizó el pago, siempre previa presentación de esta.
En el caso de cancelación, siempre que no fuera por causa de fuerza mayor, se propondría al expositor mantener el importe abonado para una próxima edición, o bien la devolución de la parte proporcional.

V4 23.02.24